מערכת לניהול איכות-יתרונות ודרישות

מערכת לניהול איכות ISO 9001: יתרונות ודרישות

תקן ISO 9001 הוא מערכת לניהול איכות (QMS) המוכרת והמיושמת ביותר בעולם. תקן זה עודכן ושופר מספר פעמים, כאשר המהדורה העדכנית היא 2015 והמקיפה ביותר עד כה. הנה כמה מהשינויים העיקריים שכדאי להיות מודעים אליהם:

1. חשיבה מבוססת סיכונים: אחת המטרות העיקריות של התקן היא לעודד ארגונים להשתמש בחשיבה מבוססת סיכונים כדי לזהות ולנהל סיכונים, הזדמנויות ונושאים חיצוניים ופנימיים. זה כולל מדידה וניטור ביצועים והתחשבות בשינויים עתידיים.

2. מנהיגות חיונית יותר: התקן שם דגש על מעורבות ההנהלה העליונה במערכת ניהול האיכות והטמעתה. זה כולל הגדרת כיוון ברור, הצגת מחויבות למערכת ולקיחת אחריות על הביצועים שלה.

3. תקשורת משופרת: התקן מחייב ארגונים להקים ולתחזק ערוצי תקשורת מתאימים עם לקוחות, ספקים ובעלי עניין רלוונטיים אחרים, כגון רשויות רגולטוריות. בהתאם, שיפור שביעות רצון הלקוחות ושיפור מתמיד.

4. גישת התהליך היא שיטה חלופית לניהול תהליכים המחליפה את ה״רצף ואינטראקציה של תהליכים״ המסורתית: גישה זו מעודדת ניהול מבוסס תהליכים (ולא ניהול מבוסס משימות). גישה זו שמה לה למטרה להתמקד בתלות ההדדית בין תהליכים כדי להבטיח להגיע לתוצאות היעילות והיעילות ביותר.

   גישה זו נדונה לעתים קרובות תחת הכותרות של ״שילוב תהליכים״ ו״שיפור תהליכים״, שתיהן מכוונות לשפר את היעילות של תהליכים ארגוניים. שילוב תהליכים כרוך באופטימיזציה של תהליכים כדי להבטיח שפונקציות אינדיבידואליות מחוברות ומיושרות, הפחתת יתירות ואופטימיזציה של התפקוד הכולל של הארגון. שיפור תהליכים מתמקד בהבטחה שהשיטות מיושמות במלוא הפוטנציאל שלהן ושהיישום שלהן מפוקח ומשתפר כל הזמן.

   ניתן ליישם את גישת התהליך בכל תהליך ארגוני, לא רק בשיטות של עסק...

5. תקן ISO 9001 הוא מערכת ניהול איכות מובנית ומקיפה יותר. הוא מורכב מ- 8 חלקים המכסים עקרונות בסיסיים של ניהול איכות והדרישות למערכת ניהול איכות. כל שמונת הסעיפים חשובים באותה מידה, שכן כל אחד מהם ממלא תפקיד חיוני בהשגת היעדים של מערכת ניהול איכות. יחד הם מספקים את ההדרכה והמסגרת הדרושים לארגונים ליישם ולתחזק את מערכת ניהול האיכות שלהם. הם עוזרים לחברות לקיים תהליכים חזקים כדי לעמוד בדרישות הלקוחות, לשפר ללא הרף את התפעול ולהשיג את היעדים שלהן.

6. דרישות מפורשות יותר לבטיחות המוצר, השימושיות והדרישות הרגולטוריות: התקן מספק לארגונים בהירות לגבי בטיחות המוצר ושמישותו ומבטיח שדרישות רגולטוריות נשקלות כראוי. בטיחות המוצר היא ערך עליון כדי להבטיח שלא יגרמו סכנות בלתי סבירות ליחידים או לרכוש משימוש במוצרי הארגון. השימושיות מבטיחה שהמוצרים ידידותיים למשתמש וניתן להשתמש בהם באופן אינטואיטיבי, אמין ויעיל. דרישות רגולטוריות הן דרישות משפטיות שהמוצר, המערכת או השירות חייבים לעמוד בהן – כל אלה צריכים להילקח בחשבון. על ידי התייחסות מפורשת לבטיחות המוצר, השימושיות והדרישות הרגולטוריות, תקן ISO 9001 מבטיח לארגונים שהגורמים הללו מטופלים ומנוהלים כדי להבטיח את איכות המוצר.

7. חשיבות מוגברת בניהול ארגונים חיצוניים: הדבר נובע מהסביבה המשתנה במהירות בה חברות פועלות כיום. עם עליית התחרות העולמית וההתקדמות הטכנולוגית, חברות חייבות להישאר תחרותיות ומעודכנות על ידי מעורבות וניהול של עסקים אחרים עבור השירותים, המוצרים והמומחיות שלהן. הדבר נעשה באמצעות פיתוח קשרים חזקים בין שותפים פנימיים וחיצוניים, תקשורת שקופה והקמת יעדים משותפים ברורים. שותפות זו מאפשרת לחברות להפיק תועלת מרעיונות, משאבים ורשתות חדשים, ולהשאיר אותן מקדימות את מתחרותיהן. בנוסף, שותפויות חיצוניות מוצלחות מפחיתות עלויות תפעול ומגבירות את היעילות הארגונית, מה שמאפשר לחברות להתמקד בכישורי הליבה שלהן.

8. דרישות מדויקות לניטור ומדידת שביעות רצון הלקוחות: אלו חיוניות לכל עסק המבקש לספק שירות לקוחות ברמה גבוהה. הדרישות צריכות לכלול שיטות למעקב אחר סנטימנטים של לקוחות, כגון סקרי לקוחות או תוכניות משוב. כמו כן, על הארגון לקבוע קווים מנחים כיצד יש לפרש את נתוני שביעות רצון הלקוחות ולהשתמש בהם כדי להודיע על קבלת החלטות. יתר על כן, יש להגדיר מדדי שירות לקוחות כדי למדוד את שביעות רצון הלקוחות מול ציפיות הלקוחות. לבסוף, ארגונים צריכים לבדוק באופן קבוע את נתוני שביעות רצון הלקוחות ולשנות את אסטרטגיית חווית הלקוח שלהם. פעולה זו תבטיח ללקוח את החוויה הטובה ביותר האפשרית ותעזור לחברה לשמור על היתרון התחרותי שלה.

9. דרישות משופרות עבור בקרת מסמכים וניהול רשומות: זה יכול לעזור להבטיח את הדיוק והשלמות של מסמכים לאורך מחזור חייהם ולהקל עליהם למצוא, לגשת, לעיין ולעדכן אותם. תהליכי בקרת מסמכים איתנים ומערכות ניהול רשומות יכולים להפחית סיכונים משפטיים, רגולטוריים ובדיקת תאימות.

10. יעדי איכות חיוניים כדי להבטיח שכל ארגון מספק מוצרים ושירותים איכותיים ללקוחותיו. ארגונים צריכים להגדיר יעדים ספציפיים ולבחון את ההתקדמות בעמידה ביעדים אלו באופן קבוע כדי לשמור על סטנדרט עבודה גבוה. חיוני גם לבדוק תהליכים כדי לזהות אזורי שיפור וליישם שינויים שיכולים לעזור לייעל את התפעול ולהגביר את שביעות הרצון. ארגונים צריכים גם לשקול משוב מלקוחות, עובדים, ספקים ומבעלי עניין אחרים כדי לדעת, להוביל או להתיישר לפי מגמות בתעשייה ולהבטיח שאיכות המוצרים והשירותים שלהם תישאר מעולה. על ידי ניטור יעדי איכות ותהליכים, ארגונים יכולים לשמור על יתרון תחרותי ולהבטיח את המשך הצלחתם.

שינויים אלו מחמירים את דרישות התקשורת מאשר בגרסאות הסטנדרטיות הקודמות. ארגונים מזהים ועוקבים אחר הצרכים המשתנים של לקוחותיהם ועוקבים ומעריכים באופן קבוע את שביעות רצון הלקוחות. בנוסף, ארגונים חייבים ליצור דרכים אפקטיביות לאיסוף משוב מלקוחות, ספקים ומבעלי עניין רלוונטיים אחרים כדי לשפר את המוצרים והשירותים שלהם ללא הרף.

אין ספק ש- ISO 9001 הוא סט בסיס של תקנים בינלאומיים שנועדו לשפר את האיכות של ארגונים ומוצריהם. התקן מוכר ברחבי העולם כמערכת ניהול האיכות המקיפה והנפוצה ביותר. התקנים מבטיחים שחברות פועלות ביעילות ומייצרות את המוצר או השירותים האיכותיים ביותר.

 

ISO 9001 חורג ממערכות הבטחת איכות מסורתיות על ידי שילוב תהליכים ונהלים מקיפים המגדירים כיצד עסק צריך לנתח, לעצב, לפתח וליישם את פעולותיו. כל תהליך נועד לשפר את הביצועים הארגוניים ואת שביעות רצון הלקוחות, מביקורות פנימיות וניהול רישום ועד לסקרי לקוחות ופעולות מתקנות.

לארגונים המשיגים הסמכת ISO 9001 יש יתרון תחרותי במגזר שלהם, שכן התעודה משמשת כסימן לאיכות וחותמת אמינות לשיפור מתמיד. ארגונים העומדים בסטנדרטים חייבים להפגין את מחויבותם לשירות לקוחות, לתהליכים יעילים ולהנעת עובדים, על מנת להבטיח שכל לקוח יקבל את המוצר או השירות האיכותיים ביותר.

הסמכת ISO 9001 היא השקעה נבונה, שמטרתה לשפר את פעילות הארגון ולהתבלט לעומת המתחרים. זה מבסס ללקוחות את הביטחון שאפשרויות הרכישה או הפעילות שלהם עם הארגון הן באיכות הגבוהה ביותר ומתואמים כדי לעמוד בתקני ציות בינלאומיים.