מבדק בצל הקורונה

הימים של תקופת הקורונה מהווה הפסקת פעילות לכל אחד מאיתנו, לפעילויות הכי שגרתיות ועד לאלו שאנו מבצעים פעם בשנה. מבדק לתקן איכות אנו מקיימים פעם בשנה, ומי שמועד המבדק חל בתקופה הנוכחית - בוודאי ימצא עצמו אובד עצות מה עליו לעשות על מנת שלא לפספס את ההסמכה.

כל ארגון שמוסמך לתקן איכות מכיר את המועד השנתי שמגיע סוקר לקיים מבדק מעקב על פעילויות אודות התקן או התקנים אליהם מוסמך הארגון. במסגרת מבדק מעקב הסוקר יבקש לראות את פעילות מערכת ניהול האיכות/ בטיחות/ סביבה/ אבטחת מידע, או כל תקן אחר אליו מוסמך הארגון.

לשם כך, מתכונן הארגון לפעמים כל השנה ולפעמים לקראת המבדק, אך בכל מקרה נדרש לבצע הכנה מסודרת לקראת המבדק. במהלך המבדק הסוקר יעבור על מסמכים ועל פעילות רלוונטית במסגרת הארגון ובסופו של יום ימסור דוח מבדק לארגון שבו יפרט את ממצאי תאימות התקן וישימות שלו בארגון.

אם בימים רגילים אנו דואגים שהכל יהיה מוכן ומסודר למועד שהסוקר מגיע למבדק, בימי קורונה אנו נמצאים מחוץ לסביבת העבודה שלנו, אי הוודאות שולטת, אנו חשופים לרעשי רקע של הבית, הקשב שלנו מוגבל, המסך מרצד והאינטרנט מתחלק על כל יושבי הבית...

אז איך בכל זאת עושים את זה נכון?

ומה בכלל לגבי מי שאמור לעבור מבדק הסמכה בפעם הראשונה?

תמיד נכון להתחיל בצעד הראשון -להבין שאפשר להיערך למבדק, גם מרחוק. כשנכסנו ל׳משבר הקורונה׳ כולנו שאלנו את עצמנו מה נעשה וכיצד נתמודד עם הסיטואציה החדשה. לאחר שלא היתה לנו ברירה ועצרנו רגע לחשוב מה עושים קדימה, בשיח עם גופי ההתעדה בישראל ובעולם, הגענו לכדי הסכמות שהובילו להנחיות עבודה כיצד לבצע ״מבדק מרחוק״. אז נכון שבהצלחה היו קצת אי סדרים ולא היה ברור כיצד אנו יכולים להיערך מראש כשהכל נמצא בגודל מסך מחשב, אבל ממבדק למבדק יישרנו קו וכיום אנו אלופים בלהתכונן למבדק מרחוק ואפילו לעבור אותו בהצלחה!

היערכות למבדק צריכה להתחיל בתשתית מתאימה - סביבת העבודה, הפגישות להכנה, גישה למידע ולמסמכי הארגון נדרשים להיות מותאמים וזמינים, כך שבמסגרת הזמן המוקצה לכך נוכל לקיים דיון מסודר כאילו אנו נמצאים פיזית בחדר הישיבות או בעמדת העבודה שלנו.

בנוסף, רצוי לעבוד לפי רשימת התכנים הנדרשת להכנה למבדק - גם כאן, כאילו אנו נמצאים בשגרה המוכרת לנו ומבקשים לראות מסמך כזה או אחר, מידע ממערכת המחשוב וכד׳. כאן ניעזר באמצעים הטכנולוגים הקיימים כיום במגוון רחב של אפליקציות מוכרות המיועדות לשיתוף מסכים ומסמכים.

הקטע המורכב יותר הוא לקיים מבדק פנימי, הערכת סיכונים ופעילות שאנו נדרשים לראות תשתית או פעילות שמתקיימת באתר הארגון - במסגרת זה נקל הפעם 🙂 מוסכם מצד הסוקר ״לדלג״ על מה שאינו יכול להיות מוצג פיזית. כמובן שזה בתיאום עם ובהתאם להנחיות גוף ההתעדה.

בסופו של דבר לקראת מועד המבדק רצוי להכין מראש את כל המסמכים והאמצעים המיועדים להצגה לסוקר, לדאוג לסביבה שקטה ונעימה למועד המבדק, לוודא שכל מי שצריך להיות שותף למהלך המבדק יודע ומעודכן לגבי מה צריך להציג ומתי אמור להשתתף, ולא פחות חשוב - להתלבש, להתגלח (גברים), להתאפר (נשים) כאילו מתקיים מבדק פיזית ואנו נוכחים בו ממש. זה נותן תחושה טובה ומעיד על מקצועיות.

למידע נוסף אודות מבדקי איכות בתקופת הקורונה,

לחצו וניצור קשר עימכם בהקדם